Bundesbeschaffung Austria – Öffentliche Auftragsvergabe nach ECLASS

Auch durch die Einführung von ECLASS konnte sich die BBG europaweit als Weltmarktführer im E-Business profilieren.

Ausgangssituation

Die Qualität der Produkte und Lieferanten sowie eine faire Bewertung der Bieter stehen bei öffentlichen Ausschreibungen an erster Stelle. Vor der Einführung von ECLASS kam es jedoch bei Ausschreibungs- und Beschaffungsprozessen zu Medienbrüchen, so dass Daten von mehreren Lieferanten mehrfach manuell erfasst und geprüft werden mussten. Im Rahmen des EU-Projekts PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) wurden einheitliche Standards für das öffentliche Auftragswesen in Europa entwickelt.

Als aktives Mitglied war die BBG an dem Projekt im österreichischen PEPPOL-Konsortium beteiligt. Die Verwendung von ECLASS für die Definition von Produktmerkmalen in Ausschreibungen wurde untersucht. Dann wurde beschlossen, ECLASS für die zukünftige Klassifizierung von Produktmerkmalen und Katalogen einzuführen.

Die Ziele durch den Einsatz von ECLASS sind:

  • Nutzung eines etablierten B2B-Standards für das öffentliche Beschaffungswesen und die Bereitstellung standardisierter Produktmerkmale für Ausschreibungen auf Basis von ECLASS-Merkmalen
  • Standardisierung der Geschäftsdokumente und Datenformate in der Ausschreibungsphase sowie in der Bestell- und Lieferphase

Umsetzung

Die Implementierung von ECLASS wurde von der Paradine GmbH durchgeführt. Gleichzeitig wurde das Serviceportal eCatalog als webbasierte Lösung zur Erstellung und Verwaltung von Produktmerkmalen eingeführt.

In der Pre-Award-Phase, der Ausschreibungsphase, setzten die Einkaufsspezialisten der BBG auf eine einzige Anwendung zur Erstellung von Produktmerkmalen. So kann die Effizienz bei der Dokumentation mit den Käufern maximiert werden. Die auf ECLASS basierenden Spezifikationen werden in Form eines elektronischen Katalogs bereitgestellt.

In der Ausschreibungsphase realisieren die Bieter durch den bereitgestellten eCatalog eine Reduzierung der Bearbeitungskosten und Durchlaufzeiten.

In der Post-Award-Phase werden die vom Lieferanten ausgefüllten eCatalogs in den BBG e-Shop importiert. Die strukturierte, auf dem ECLASS-Standard basierende Beschreibung der Produkteigenschaften ermöglicht es den Nutzern, Produkte zu vergleichen.

Schlussfolgerung

Mit der Implementierung des BBG eCatalog Serviceportals nimmt die BBG Europe eine führende Rolle in der Integrationstiefe von eBusiness-Standards im öffentlichen Auftragswesen ein.

Nationale Ausschreibungen, die über die EU-Beitragsgrenzen hinausgehen, müssen europaweit ausgeschrieben werden. Aufgrund des verwendeten Systems werden alle 16 von ECLASS angebotenen Sprachen unterstützt.

Dank der strukturierten Beschreibung der Produkteigenschaften auf der Grundlage des ECLASS-Standards ist es für die Benutzer einfacher, Produkte zu vergleichen. Die Vermeidung von Redundanzen und die Verschlankung des gesamten Prozesses führten zu einer Optimierung von Bearbeitungszeit und Transparenz. Compliance und Datensicherheit sowie die Reduzierung von Missverständnissen und Rückfragen durch klar definierte Anforderungen in der gesamten Prozesskette haben den Einsatz von ECLASS in der BBG zu einer Erfolgsgeschichte gemacht.

Bundesbeschaffung GmbH

Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) ist mit Verträgen über mehr als 270 000 Produkte und Dienstleistungen der Beschaffungsdienstleister der öffentlichen Hand.

Durch die Bündelung von Einkäufen kann der Einkaufspreis im Durchschnitt um 18 Prozent gesenkt werden, in einigen Beschaffungskategorien sogar um ein Vielfaches. Die Kunden kommen nicht nur aus dem Bereich der Bundesbehörden, sondern sind auch öffentliche Auftraggeber der Bundesländer, Kommunen, Universitäten und Gesundheitseinrichtungen. Angefangen beim Fuhrpark reicht die Produktpalette über IT und Büromöbel bis hin zu Textilien und Reinigungsmaterial.

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Die BBG wurde im Jahr 2001 gegründet. Im Jahr 2013 wurden über die Verträge der BBG rund 1,2 Milliarden Euro umgesetzt. Alle Dienststellen und Organisationen, die öffentliche Auftraggeber sind, können diese Dienste nutzen.

 

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 BBG-Success-story-EN

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